Ausfüllbare PDF-Formulare erstellen – für Firmen, Industrie, Behörden, Städte, Gemeinden und Schulen.

Wir designen, entwickeln und programmieren bedienerfreundliche, digitale PDF-Formulare und Word-Formulare vom einfachen Anmeldeformular bis hin zum komplexen und interaktiven Fragebogen. Das A und O eines ausfüllbaren PDF-Formulars ist die benutzerfreundliche Struktur, das professionelle Layout, sachgemässe Inhalte und selbstverständlich die integrierten Funktionen, welche die Anwender einfach und logisch zum zeitsparenden Ausfüllen anleiten.


Der beste Start in die Digitalisierung ist – Formulare zu digitalisieren. Lithop Electronic Media AG bietet Ihnen «Layout und Programmierung von PDF-Formularen – aus einer Hand!»

Persönliche Beratung durch Christian Schaub

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Visuelle Gestaltung von Formularen – was zählt ist der erste Eindruck!

Passt die Schrift? Ist das PDF-Formular übersichtlich erstellt? Unterstützt die Gestaltung das Ausfüllen des PDF-Formulars?

Ein perfektes Formular Design ist unumgänglich, damit die Formulare auch benutzt werden. Ausserdem steigt so der Anreiz, dass die Formulare digital und vollständig ausgefüllt werden. PDF-Formulare und Word-Formulare müssen für die nutzenden Personen klar und verständlich sein, so dass die User mit minimalem Aufwand herausfinden können, was von ihnen verlangt wird. Inhaltlich zusammen gehörende Elemente sollten gemeinsam gruppiert werden. Logisch getrennte Einheiten sollten auch optisch getrennt werden.


Unsere Typografie-Cracks versuchen immer, die Formulare möglichst knapp zu halten. Das bedeutet, die benötigten Informationen auf eine möglichst effiziente Art zu sammeln und die Abfragen durch eine genaue Formulierung auf ein Minimum zu reduzieren. Auf diese Weise müssen die Nutzer nur die erforderlichen Daten erfassen. Eine kluge und sinnvolle Reihenfolge der Fragen vermindert den Aufwand ebenso, wie an Bedingungen geknüpfte Eingaben erst dann anzuzeigen, wenn sie benötigt werden. So macht die Abfrage «Welche Sportarten treiben Sie?» keinen Sinn, wenn der Nutzer vorher bei «Wieviel mal pro Woche treiben Sie Sport?» eine Null eingetragen hat.


Ausfüllbare PDF-Formulare oder Word-Formulare erstellen, welche nicht zu lang und zu kompliziert sind – das ist unsere Passion!

Unsere Dienstleistungen bei interaktiven bzw. ausfüllbaren PDFs umfassen:

Am Anfang steht das PDF-Formular Design

Wir sorgen für einen kompakten und übersichtlichen Aufbau und übernehmen die Konzeption, erstellen das professionelle Layout bis und mit dem Export des interaktiven Formular-PDFs.

PDF-Formular Bearbeitung & Programmierung

Adobe PDF bietet viele Möglichkeiten an, um technisch anspruchsvolle Formulare zu realisieren. Wir programmieren praktische Funktionen, die eine hohe Bedienfreundlichkeit der beschreibbaren PDF-Formulare ermöglichen. Wir können auch bestehende PDF-Formulare bearbeiten. Wir wandeln statische Microsoft Word- und Excel-Dateien in ausfüllbare PDFs um – und fügen dabei die gewünschten interaktiven Funktionen hinzu.

Word- und Excel-Dateien in PDF-Formulare umwandeln

Wir wandeln statische Microsoft Word- und Excel-Dateien in ausfüllbare PDFs um – und fügen dabei die gewünschten interaktiven Funktionen hinzu.

Vorteile von ausfüllbaren PDF- und Word-Formularen

Die Erfassung der Daten wird für Interessenten und Kunden deutlich erleichtert und Sie erhalten die benötigten Informationen dank ausfüllbaren PDF-Formularen viel schneller und in digitaler Form. Die Anwender können nur Felder ausfüllen, die sie ausfüllen sollen, aber diese nicht verändern. Die Ergebnisse können gespeichert und bei Bedarf ergänzt werden, ein Medienbruch wird so vermieden und der administrative Aufwand dadurch drastisch reduziert. Dieser Vorgang geht weitaus schneller und ist weniger fehleranfällig als das Eintragen von Informationen per Hand. Zudem kann man die digital erfassten Informationen leichter teilen, auswerten und archivieren.

  • Benutzerfreundliches Ausfüllen der PDF-Formulare
  • Automatisierung von Dokumentenprozessen
  • Höhere Bereitschaft der Anwender zum Ausfüllen von Formularen
  • Dank Pflichtfelder hoher Rücklauf vollständig ausgefüllter PDF-Formulare
  • Kein zeitraubendes Nachfragen lückenhaft ausgefüllter PDF-Formulare
  • Individuelle Validierung von Eingaben wie IBAN, Geburtsdaten, E-Mail-Adressen usw.
  • Erfasste Informationen sind digital, strukturiert und leicht auszuwerten
  • Vermeidung von Medienbrüchen bei der Ende-zu-Ende-Digitalisierung
  • Optionsfelder ermöglichen, dass nur relevante Informationen abgefragt und überflüssige Abschnitte übersprungen werden können
  • Textfelder, Checkboxen, Dropdown-Menüs, Optionsfelder usw. erleichtern das Ausfüllen der PDF-Formulare
  • PDF-Formulare lassen sich einfach austauschen
  • Formularfelder lassen auch automatisierte, mathematische Berechnungen zu, wie Gesamttotal, MwSt, Rundungen usw.
  • Durch zahlreiche Funktionen sparen Sie viel Zeit und Geld
  • Vollständigkeit durch Pflichtfelder
  • CI/CD konformer Eindruck bei der Zielgruppe

PDFs ausfüllbar machen mit MS Word: Ist das möglich?

Gleich vorab unsere Antwort: Jein. Mit Microsoft Word ist es durchaus möglich, sowohl statische Formulare zum Ausdrucken als auch interaktive Formulare zum direkten Ausfüllen zu erstellen. Es ist möglich auf eine ganze Bandbreite an Funktionen und Gestaltungsmöglichkeiten zuzugreifen. Checkboxen, Texteingabefelder, Kalender-Pop-ups, Drop-down-Listen, um nur einige zu nennen, können dem Word Dokument hinzugefügt werden. Ebenso ist ein «Schutz» gegen die Bearbeitung durch Dritte verfügbar. Die so aufbereiteten Formulare können mit relevanten Personen geteilt und bei Bedarf auch statistisch ausgewertet werden.


Das Ergebnis ist und bleibt jedoch eine .docx-Datei, die Sie durchaus für viele Aufgaben verwenden können, die aber nicht die speziellen Vorteile, Eigenschaften und den Komfort eines PDF-Formulars bietet. Beispielsweise ist die originalgetreue, unveränderte Wiedergabe auf unterschiedlichen Endgeräten nicht sichergestellt. Das Schriften-Handling bzw. das Einbinden der Schriften ist nicht gewährleistet und damit ist die Darstellung bei Drittpersonen oft falsch.


Word Formular Dokumente können direkt als PDF abgespeichert werden, allerdings gehen alle interaktiven Elemente des Formulars beim Speicherprozess verloren, sodass es nicht mehr «ausfüllbar» ist.


Die einzige Lösung ist es hier, dass in PDF konvertierte Wordformulare nachträglich interaktiviert und somit ausfüllbar gemacht werden.

Technische Möglichkeiten und dynamische Funktionen von PDF-Formularen

Einfache Formular Textfelder ermöglichen die freie Texteingabe von Texten in unterschiedlichen Längen und Formaten. Entweder wird eine fixe Schriftgrösse/Textmenge definiert, das Scrollen in Textfeldern ermöglicht oder aber die Funktion «automatische Textverkleinerung» aktiviert, um eine grössere Textmenge abzufangen.

Dropdown Menüs (Auswahlfelder ohne Texteingabe) reduzieren die Schreibarbeit und Fehlerquote beim Ausfüllen der PDF-Formulare. Das interaktive PDF-Formular wird dadurch übersichtlicher und wirkt aufgeräumt.

Optionsfelder/Radiobuttons sind sehr häufig anzutreffen in beschreibbaren PDF-Formularen. Ein Radiobutton ist ein Steuerelement grafischer Benutzeroberflächen, dass der Auswahl genau einer Option aus mehreren dient. Zusätzlich können in Abhängigkeit stehende Bereiche ein-/ausgeblendet werden.

Kontrollkästchen/Checkboxen werden genutzt, wenn ein PDF-Formular-User eine oder mehrere Optionen wählen kann. Zusätzlich können in Abhängigkeit stehende Bereiche ein-/ausgeblendet werden.

Pflichtfelder in beschreibbaren PDF-Formularen verhindern unvollständige Angaben und reduzieren dadurch kosten- und zeitintensives Nachfragen bei der ausfüllenden Person. Damit wird gewährleistet, dass wichtige Angaben in Formularen, wie z.B. Name, Telefonnummer, E-Mail usw., zwingend erfasst werden.

Elemente und Objekte ein-/ausblenden. Mit Options- und Kontrollfeldern können auch Bedingungen für das Ein-/Ausblenden sowie das Aktivieren und Deaktivieren von Formularfeldern festgelegt werden bzw. es werden andere in Abhängigkeit mit ihnen stehende Formularelemente beeinflusst.

Rechnen in PDF-Formularen. PDF-Formulare können Felder berechnen. Selbst komplizierte, mathematische Operationen sind möglich. Beispielsweise ein interaktives PDF für eine Kundenrechnung. Mit Anzahl × Artikelpreis, Zeilensummen errechnen, zum Zwischentotal addieren, die MwSt. automatisch aufrechnen, ausweisen bis hin zum Berechnen des Totalpreises.

Datumsfeld in beschreibbaren PDF-Formularen. Es sind unterschiedliche zwei-, drei- oder vierstellige Varianten verfügbar oder auch eine Auswahl via Kalendersymbol ist möglich.

PDF-Dokument Schutz. PDF-Formulare lassen sich sehr detailliert mittels Passwörtern schützen. Unterschiedliche Dokumenteinschränkungen sind möglich. Schutz vor Drucken, Ändern, Kopieren, Kommentieren uvm.

QuickInfo. Per Mouseover wird eine Erklärung direkt im PDF-Formular angezeigt. Oder per Klick öffnet sich im interaktiven PDF-Formular ein Infofenster.

Validierung/Prüfung der erfassten Daten. Überprüfung von Eingaben, ob z.B. nur Buchstaben oder Ziffern eingetragen werden dürfen oder ob Werte innerhalb eines Bereichs liegen. Bei der Eingabe einer IBAN-Nummer werden die Anzahl Stellen und die Struktur geprüft. Oder handelt es sich bei der Eingabe um eine korrekte E-Mail-Adresse?

Export der strukturiert erfassten Daten. Das ausfüllbare Formular-PDF bietet die Möglichkeit, die in den Formularfeldern erfassten Daten, als XML-Datei zu exportieren und weiter zu bearbeiten und auszuwerten.

Digitale Unterschrift, eSignatur. Anstatt das PDF-Formular auszudrucken und von Hand zu unterschreiben kann mit der Acrobat/Reader-Funktion digital unterschrieben werden.

Integrierte «Senden- und Drucken-Button» ermöglichen per Knopfdruck das PDF-Formular auszudrucken oder per E-Mail zu versenden. Zum Versenden wird automatisch ein E-Mail-Programm geöffnet, eine vordefinierte E-Mail-Adresse und die gewünschte Betreffzeile eingefügt. Der Anhang muss manuell angefügt werden.

Bilder einfügen/einbetten ins ausfüllbare PDF-Formular, an gewünschter Position, ist eine sehr hilfreiche Funktion.

Navigation, Verlinkungen, Inhaltsverzeichnis. Bei komplexen, mehrseitigen PDF-Formularen erhöhen anklickbare Inhaltsverzeichnisse, interne und externe Verlinkungen sowie eigene Navigationselemente die Funktionalität deutlich.

Professionell gestaltet und strukturiert.

Das müssen ausfüllbare PDF-Formulare sein: Einfach in der Anwendung und gestaltet nach Ihrem CI/CD.

Wir beraten Sie gerne zum Thema PDF-Formulare

Führen Sie Ihr Unternehmen noch effizienter und sorgen Sie mit modernsten Tools für voll digitalisierte Abläufe.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Konzeption, Gestaltung und Programmierung Ihrer PDF-Formulare? Wir helfen schnell und unkompliziert!

Was ist die Summe aus 8 und 6?

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HLKSmarking

Komplexe Bestell-Formulare

«Wir haben mit Lithop Electronic Media AG unsere sehr komplexen, ausfüllbaren PDF-Bestellformulare mit sehr vielen einprogrammierten Funktionen entwickelt.»

 

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Andelko Ivancic
Inhaber und Geschäftsführer, HLKSmarking

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